2020年に経済産業省より「契約における押印の見直し」の見解を示し、さらに2021年9月にデジタル庁が発足しました。これにより、文書の電子化に拍車がかかり、請求書も電子化する企業が増えました。
請求書の電子化を実現する請求書発行システムについて解説します。
請求書発行システムとは
請求書発行システムは、ビジネスにおいて請求書の作成と管理を効率化するためのツールやソフトウェアです。従来の手作業や紙ベースの請求書作成からの移行を支援し、業務プロセスの合理化と正確性の向上を実現します。
請求書発行システムを導入することで、請求書の作成や送付、支払い管理が簡単かつ迅速に行えます。手作業に比べてデータの入力ミスを減らし、自動計算機能によって正確な金額計算を行うことができます。
また、「紙の請求書が欲しい」「pdfで請求書を送ってほしい」といった個別の要望に対しても柔軟に対応することができます。
請求書発行システムは、請求書の発送プロセスを効率化し、紙の請求書から電子化への移行をスムーズに実現します。電子メールやオンライン送付により、請求書を瞬時に送信でき、受け取り側も手間なく受け取ることができます。
請求書業務の電子化は、発送にかかるコストと時間を削減し、同時に環境への貢献も実現します。
電子請求書は保管や検索が容易であり、データ管理も円滑に行えるため、手間を省きながらも情報の整理とアクセスの容易さを提供し、ビジネスの効率化を促進します。
具体的な機能
一般的な請求書発行システムにはどのような機能があるかご紹介します。
請求書の発行
主目的である請求書の発行を行います。
1つの案件につき見積書・納品書・請求書・領収書と順に発行できるものもあります。
自動作成
毎月同じ請求先に同じ請求書を送付するということは多くあります。
その場合に一度設定しておけば毎月自動で請求書を作成してくれる機能です。
メール送付・郵送
作成された請求書をメールでワンクリックで送付できるシステムがほとんどです。
紙での請求書を希望する企業には、ワンクリックで1件〇円という形式で紙の請求書を発送代行してくれるサービスもあります。
他システムとの連携
請求した金額が口座に入金されるなど他のシステムでの管理と連携させることが出来ればより効率化を図ることができます。
口座と直接連携できるものもあり、請求した金額が入金されたかの確認が容易になるシステムもあります。
社内連携
1つの案件において営業、担当者、上長、経理担当など複数の人が関わります。閲覧権限や承認機能があれば書類の管理や進捗状況を一元管理できます。
制度への対応
2023年にインボイス制度開始、2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、対応が求められます。請求書発行システムを利用していれば、システムが新制度に対応するため、個別対応を行わずに済みます。
メリット・デメリット
請求書発行システムにはメリットとデメリットがあります。
メリットがデメリットを上回るかを検討してからシステム選択を行いましょう。
メリット
作業時間短縮
請求の管理から請求書の作成、印刷、封入、発送の処理まで手間のかかる作業で、担当者の業務時間は圧迫されています。
請求書発行システムを利用すると、請求内容を登録するだけで1クリックで印刷というようにかなりの作業時間を短縮することができます。
印刷から発送まで代行してくれるサービスもあり、さらに作業時間を短縮することもできます。
社内のペーパーレス化の促進
請求書を電子化することで紙、インク、郵送コストを削減できるだけでなく、請求書の再発行や修正が容易に行うことができます。
さらに押印が不要になり、押印のためだけに出社するといったテレワークの問題点の解消にもつながります。
ペーパーレス化が実現すると書類整理の手間、保管場所も削減でき、これまでに発行済みの請求書を探すのも容易になります。
人的ミスの削減
金額間違い、誤送付、二重請求、請求漏れなど人的ミスは100％防止することはできません。
請求書に係るミスの大半は人的ミスで起こりますが、請求書発行システムを利用することで大幅に人的ミスを削減することができます。
デメリット
導入、運用コストがかかる
当然ながら請求書発行システムを導入するには運用コストがかかります。
作業時間の短縮により削減できる人的コストと運用コストを比較して十分に検討する必要があります。
紙の請求書を希望する取引先もある
自社がどれだけペーパーレス化を促進したとしても、取引先がペーパーレス化を求めるかは取引先次第です。紙の請求書を希望する取引先もあります。
フォーマットを指定してくる企業もあり、取引先の希望に個別に対応する必要があり、請求書発行システムを導入しても思ったより効果を得られない場合も考えられます。
システムを選ぶ際のポイント
請求書発行システムを導入する場合には、どのサービスを利用するか検討することになります。
運用コスト以外にどのような点に着眼したらよいかポイントを解説します。
取引先へのサポート
取引先によっては紙の請求書を希望するデメリットがあります。
自社だけでなく取引先にも電子請求書を受け入れやすいサポート体制が整っているサービスもあります。
自社で使っているシステムとの連携可否
自社に導入している既存システムとの連携は欠かすことができません。
連携はできるのか、どのような方法で連携できるのかはしっかり確認しましょう。
連携は大きく分けて種類の方法に分かれます。
CSVファイルをインポートする方法と、APIで連携する方法です。
CSVファイルでの連携は通常業務で手間がかかる上に、想像していたように簡単にエクスポートができないなどトラブルが発生することもあります。
APIで連携すると取引先情報の連携など容易になることが増えますが、コストもかかるため、CSVファイルでも問題なく連携できる場合も考えられます。
どのような機能の連携が必要かを検討し、必要な機能と費用を併せ持つシステムを選びましょう。
事業形態にあったシステムか
事業の形態は企業それぞれ違うものです。
取引先ごとに案件がある場合もあれば、1件の取引先に複数の案件がある場合もあります。
セキュリティ体制
請求書発行システムはクラウドであることが多いです。そのため、セキュリティ体制はサービスに依存する形になるため、セキュリティ体制は万全である必要があります。
取引先の情報が含まれているため、情報漏洩のリスクは絶対に避けなければなりませんので、データセンターや監視体制、暗号化といった体制を確認しましょう。
請求書発行システムおすすめ11選
請求書発行システムには多くのサービスがあります。
おすすめの11選をランキング形式でご紹介します。導入前の比較検討の参考にご利用ください。
奉行Edge 請求管理電子化クラウド
| 運営会社 | 株式会社オービックビジネスコンサルタント |
| 費用 | 月額7,000円～ 年間利用料84,000円～ |
| 郵送代行 | 1通150円 |
| メインターゲット | 請求書発行数 年間600件までの企業 |
| サービスURL | https://www.obc.co.jp/bugyo-edge/invoice |
1980年の設立以来、企業のバックエンドを支え続けてきたオービックビジネスコンサルタントが提供している「奉行Edge 請求管理電子化クラウド」は、「あらゆる基幹システムとつながり、請求書業の完全自動化」に定評があります。
オリジナルフォーム作成や、24時間365日監視の高品質のセキュリティ、全て込々で低価格の郵送代行、導入・活用・定着まで整ったサポート体制など、これまで蓄積されたノウハウによりユーザーが欲しいと感じる機能がしっかり搭載されています。
2023年10月にはデジタルインボイス制度（Peppol）に標準対応する予定となっており、新しい機能にも柔軟に迅速に対応しています。
奉行Edge 支払管理電子化クラウド
| 運営会社 | 株式会社オービックビジネスコンサルタント |
| 費用 | 月額13,000円（税抜）～ 年間利用料156,000円（税抜）～ |
| 郵送代行 | －－－ |
| メインターゲット | 請求書発行数 年間600件までの企業 |
| サービスURL | https://www.obc.co.jp/bugyo-edge/shiharai |
2023年6月にオービックビジネスコンサルタントが新たにサービスを開始した「奉行Edge 支払管理電子化クラウド」です。
紙媒体の領収書でも電子データ化し、請求書管理業務がスムーズに進められることはもちろんですが、支払予定・支払消込・振込・仕訳作成という支払いに関する一連の業務を一括で管理でき、転記ミスや二重入力などのミスを極限まで排除することができます。
前述の「奉行Edge 請求管理電子化クラウド」では請求書管理に特化したシステムですが、「奉行Edge 支払管理電子化クラウド」は請求書管理を含めた支払管理となり、できる幅が広いシステムになります。
Misoca（ミソカ）
| 運営会社 | 弥生株式会社 |
| 費用 | 無料プラン 0円（月5通まで） プラン15 月額800円（税抜） プラン100 月額3,000円（税抜） プラン1000 月額10,000円（税抜） |
| 郵送代行 | 1通160円（税抜） |
| メインターゲット | 個人事業主 |
| サービスURL | https://www.misoca.jp/ |
弥生株式会社がサービス展開しているMisocaは弥生シリーズの他にマネーフォワード、freeeとの連携が可能です。
見積書、納品書、請求書を簡単にきれいに作成してみたい！という初めてのシステム導入におすすめです。
1年間無料キャンペーンを実施中（2022年5月現在）です。
法人の方向けはこちらから
https://www.misoca.jp/enterprise.html
楽楽明細
| 運営会社 | 株式会社ラクス |
| 費用 | 初期費用 100,000円～ 月額費用 24,000円～ |
| 郵送代行 | 1通164円（税抜） |
| メインターゲット | 請求書発行数 月100件以上の中・大規模企業 |
| サービスURL | https://www.rakurakumeisai.jp/ |
経理担当1名からでも簡単に導入できる分かりやすいシステムです。
データの連携はCSVやPDFで可能、API連携を希望する場合はお問い合わせになります。
請求書はテレワーク中でも即時発行可能です。
pasture（パスチャー）
| 運営会社 | エン・ジャパン株式会社 |
| 費用 | 月額25,300円（税込）～ |
| 郵送代行 | 不明 |
| メインターゲット | パートナー（個人事業主やフリーランスなど）と複数の取引がある企業 |
| サービスURL | https://www.pasture.work/ |
授業講師を複数依頼する、文書作成依頼をフリーランスに依頼するというような複数のパートナーを管理できるシステムです。
登録済みパートナーの選定、契約、進捗管理、請求書発行など、パートナーとのやり取りを全て一元化することができます。特に請求書発行機能は不慣れなパートナーでも簡単操作ですぐに発行でき、契約している企業とスムーズなやり取りが可能です。
請求Quick
| 運営会社 | SBIビジネス・ソリューションズ株式会社 |
| 費用 | ユーザー5名、月50枚まで月額無料 従量制 1ユーザーごと 月額500円（税抜） 請求書発行枚数 1枚30円（税抜） |
| 郵送代行 | 1通200円 |
| メインターゲット | 法人企業 |
| サービスURL | https://seikyuquick.sbi-bs.co.jp/ |
初期費用なしで安価で始めることができますが、個人事業主へはサービス展開はしておらず、法人企業のみが対象となります。
インターネットバンキングの入出金明細を取得して入金消込が簡単にできます。
請求代金の回収を委託する「請求書買取」のサービスがあり、売掛金の入金まで時間がかかる、手持ちの資金に余裕がないといった急な資金繰りにも対応できます。
請求管理ロボ
| 運営会社 | 株式会社ROBOT PAYMENT |
| 費用 | ・電子化プラン 月額10,000円 ・請求管理プラン 月額30,000円 上記いずれかプランに加えて 請求件数 月額10,000円～（件数によって異なる） |
| 郵送代行 | 1通150円 |
| メインターゲット | 中・大規模企業 |
| サービスURL | https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/ |
電子化プランでは基本となる請求書発行、送付の機能ですが、請求管理プランでは入金消込機能が利用できます。
「請求管理ロボ for Salesforce」ではSalesforceの案件管理などと合わせて利用することで連携を容易に行うことができます。
請求管理ロボ for Salesforceはこちらから
https://www.robotpayment.co.jp/lan/keiri_main/appexchange02/
「請求まるなげロボ」では与信審査から催促まで請求業務を全ておまかせすることができるサービスです。万が一の貸し倒れでも100％債権保証で未回収リスクを0に抑えることができます。
請求まるなげロボはこちらから
https://www.robotpayment.co.jp/service/marunage/
ソアスク＠（ソアスクアット）
| 運営会社 | コクヨ株式会社 |
| 費用 | ■ソアスク＠のみ 初期費用 60,000円 月額費用 35,000円 ■ソアスクへのバンドル 初期費用 40,000円 月額費用 30,000円 |
| 郵送代行 | 1通182円 |
| メインターゲット | Salesforceを利用している・これから利用する予定の企業 |
| サービスURL | https://www.attovas.com/soascat/ |
Salesforce上で管理している請求データや顧客情報を元に帳票を配信するクラウドツールです。Salesforce以外にもソアスクと連携してソアスク＠を利用することも可能です。
サブスクリプション型ビジネス専用販売管理サービスのソアスクはこちらから
https://www.soasc.net/
board
| 運営会社 | ヴェルク株式会社 |
| 費用 | Personal 1名のみ月額980円（税抜） Basic 3名まで月額1,980円（税抜） Standard 15名まで月額3,980円（税抜） Premium 50名まで月額5,980円（税抜） |
| 郵送代行 | 1通170円（税込） |
| メインターゲット | フリーランス、個人事業主、中小規模企業 |
| サービスURL | https://the-board.jp/ |
請求書や見積書だけでは終わらない。周辺業務も兼ね備えているboardは各種帳票に加え発注管理や支払管理、予算管理などの機能を併せ持ちます。
会計管理はfreeeとAPI連携が可能で、連携が容易です。マネーフォワードクラウドや弥生会計、勘定奉行はCSV連携が可能です。
カラーユニバーサルデザインに対応しているため、気づきにくい多様な色覚の方も使いやすい配色になっています。
INVOY（インボイ）
| 運営会社 | FINUX株式会社 |
| 費用 | Free 0円 Standard 月額980円（税込） |
| 郵送代行 | 1通161円（税込） |
| メインターゲット | フリーランス、個人事業主、中小規模企業 |
| サービスURL | https://www.invoy.jp/ |
請求書発行から入出金管理まで簡単にできるのがINVOYです。
使い方がシンプルで、テンプレートが充実しているため無料ですぐに使用することができます。無料の内容に枚数制限などはないため、個人事業主など一人で利用する場合にはずっと無料で利用できます。
無料のFreeプランでも請求書、見積書、発注書、納品書、領収書の作成に加え、入金消込や口座CSV登録ができ、充実の機能です。
マネーフォワード クラウド請求書（Money Forward）
| 運営会社 | 株式会社マネーフォワード |
| 費用 | スモールビジネス 月額2,980円（税抜）～ ビジネス 月額4,980円（税抜）～ |
| 郵送代行 | スモールビジネス 1通180円（税抜） ビジネス 1通170円（税抜） 郵送チケット 100枚15,000円（税抜） |
| メインターゲット | フリーランス、個人事業主、中小規模企業 |
| サービスURL | https://biz.moneyforward.com/invoice/ |
請求書以外にも見積書、納品書、請求書、領収書の流れで必要な書類を簡単に作成できます。入金ステータスが一目で分かるため、請求漏れや回収漏れを防ぐことができます。
マネーフォワード クラウド会計と連携すると売掛金の仕訳を自動連携できます。マネーフォワードは請求書、会計以外にも給与、勤怠といった8つのサービスがスモールビジネスプランで月額2,980円（税抜）で全て利用することが可能です。
まとめ
2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、請求書の保管が電子保存でしやすくなりました。それに伴い、クラウドの請求書発行システムがこれまで以上に普及することも考えられます。
郵送代行や他システムとの連携など、請求書発行以外の機能もセットになっているもの、逆に機能は必要最低限で低コストなものなど、サービスによって機能は様々です。
自社にどのような機能が必要であるかを確認し、自社に合った請求書発行システムを選びましょう。
