あなたの会社では勤怠はどのように管理していますか？
タイムカードで打刻したり、Excelで管理している企業も多くあります。月末から月初にかけて人事や総務の担当者が処理に追われている姿を目にしている方もいらっしゃることでしょう。
法改正や働き方改革に対応した勤怠管理ツールを活用して、あなたの会社に合う勤怠管理ツールを導入してみませんか？
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の出退勤や休憩の時間を正確に把握し管理することです。
勤怠状況は給与に直接関与するため、正確に把握することが必要です。
勤怠管理をする理由
コンプライアンス面
コンプライアンスとは法令遵守のこと。労働基準法に代表される法律や就業規則、倫理観や公序良俗を守るのは企業として必須です。
労働基準法違反をすると労働基準監督署から指導が入り、追加の支払いを求められます。
法定労働時間は「1日8時間、1週間40時間」と定められています。
この労働時間を超えて従業員に労働をさせる場合には「36（さぶろく）協定」という労使協定の締結が必要になり、割増賃金を支払う必要があります。
他にも休憩時間や残業時間の上限など様々なコンプライアンス面に配慮する必要があります。
業務の効率化
勤怠管理ツールを導入すると業務が効率化します。
Excelやタイムカードなどで管理していると、主に月初に前月末までの勤怠時間を人事・総務の担当者が集計し給与へ反映できるよう処理が必要ですが、その必要がなくなります。
従業員は日々の勤怠の入力が簡単になったり、外出先でもスマホで入力できるなどメリットがあります。
管理する立場の人は勤怠の管理や集計が簡単にでき会社内全体で効率化を図ることができます。
社会の動きと勤怠管理
現代にかけてこれまで勤怠管理にまつわる社会の変化がありました。
- 1988年4月 フレックスタイム制度が日本に導入
- 2019年4月 働き方改革関連法案施行
- 2019年12月ごろ コロナ禍へ
ワークライフバランスを重視した働き方の改革や三密回避のためのテレワーク導入で、労働時間や労働環境は大きく変化し、労働者個々人に対応する必要が出てきました。
労働環境の変化にともない、勤怠管理も複雑化しました。
従来通りのタイムレコーダーを用いた勤怠管理では限界にきています。従業員の多様化する働き方に対応できる勤怠管理を行う方法を探す必要があります。
勤怠管理ツールの基本機能
勤怠管理ツールには一般的に次のような機能があります。
打刻機能
勤務時間の記録を行う機能。
パソコンやスマートフォン、指紋認証やICカードなど登録方法はサービスにより異なります。
休暇取得、残業などの申請や承認機能
休暇や残業などの申請を紙ベースから脱却できます。
申請する従業員も、承認する上長の手間も合わせて軽減することができます。
勤怠に基づく給与計算
打刻された勤務時間を集計、給与計算システムへの連携を行います。
給与計算システムへは自動連携してくれる勤怠管理ツールが多いです。
コンプライアンス違反の警告
働き方改革により残業時間の上限が設けられました。
月の残業時間や平均残業時間がコンプライアンス違反となる場合、従業員本人と上長へアラートが鳴る仕組みです。
シフト管理
シフト管理機能が合わせてできる勤怠管理ツールも多くあります。
シフトの自動作成があれば、さらに工数を削減することができます。
勤怠管理方法の3つの種類とその特長
勤怠管理を行う方法は大きく分けて3つに分かれます。
あなたの会社に合う勤怠管理の方法はどれでしょう？
オンプレミスタイプ
| 社員規模 | 1,000名以上の大規模 |
| 導入コスト | 数十万～100万円超 導入コストは非常に高い 環境を整えるために数か月程度必要 |
| ランニングコスト | ランニングコストもかかる 自社サーバー管理費用などの維持費 法改正対応 システム変更費用 など |
| セキュリティ | 自社のセキュリティポリシーに合わせることができる |
| 他システムとの連携 | 比較的容易にできる |
オンプレミスタイプは自社サーバーを用意し、勤怠管理ツールを導入する形態です。
トータルコストが高いのに加えて、サーバーの管理は自社で行う必要があり、金額のコストに加えて人的リソースが必要になります。
かかったコスト分のメリットとしてカスタマイズの自由が挙げられます。自社にマッチしたシステムにカスタマイズすることができます。
クラウドタイプ
| 社員規模 | 2名の小規模～1,000名の大規模まで |
| 導入コスト | 0円～数万円程度 |
| ランニングコスト | 1名あたり数百円程度の従量課金制 |
| セキュリティ | サービス事業者に依存 |
| 他システムとの連携 | サービス事業者が展開している他システムとの連携は容易 |
クラウドタイプはサービス事業者が用意したクラウドサーバーにアクセスして勤怠管理を行う形態です。
低価格で最新システムを導入できるのがクラウドタイプのメリットです。社員証を活用したICカード読み込みや生体認証での打刻に対応しているサービスもあります。
小規模から大規模までカバーでき、メリットの多いクラウドタイプですが、自社に合わせたカスタマイズをしにくいのがデメリットです。
タイムレコーダータイプ
| 社員規模 | 2名の小規模～ |
| 導入コスト | 数万円程度 |
| ランニングコスト | ほとんどかからない 人事・経理担当者の作業量増加 |
| セキュリティ | なりすましや代理打刻が容易 |
| 他システムとの連携 | 不可 |
出退勤時にタイムカードに打刻していくのがタイムレコーダータイプです。
打刻されたタイムカードは2020年の労働基準法の改正施行により保存期間が3年間から5年間に変更されました。
低コストで手軽に導入しやすいのが最大のメリットですが、勤怠管理を手動で行うため、人的ミスが避けられません。
ICカードや生体認証などを利用した打刻はタイムレコーダータイプの印象がありますが、オンプレミスまたはクラウドタイプと連携していることがほとんどです。
勤怠管理ツール比較・選定時のポイント
勤怠管理ツールを導入する前にどこのサービスにするか比較・検討を行います。
その時の着眼点はどのようなものなのか、選定時のポイントを解説します。
利用対象に合ったシステムか
利用する従業員が利用しやすいと感じるシステムであることが大切です。
利用目的
シフト作成機能や休暇・申請管理、打刻漏れやコンプライアンス違反のアラートなど、勤怠管理ツールには勤怠管理以外にも様々な機能を併せ持つサービスが多くあります。
出退勤のデータだけで良いのか、他のデータも必要なのか。
自社に必要なのはどのデータなのか、必要なデータを取得できるシステムかを検討しましょう。
利用人数
利用する人数が少ないのに大規模なシステムを導入しても費用対効果のバランスが取れません。
逆に、大人数が同時に出勤する工場などでICカードリーダーが少なければ同時に打刻できず待ち時間が発生してしまったり、大規模企業でタイムレコーダーを導入すれば人事・経理担当者が悲鳴をあげてしまうでしょう。
利用人数に応じた適切な勤怠管理ツールであるかどうか検討しましょう。
働き方
テレワークや外回りの多い営業職は自社以外で勤務開始する場合に対応しているか？
交代制や夜勤に対応しているか？
時短勤務や、労働時間が不定なパート・アルバイトに対応しているか？
従業員それぞれの働き方に対応している勤怠管理ツールであるかどうか検討しましょう。
雇用形態に合わせたシステムか
正社員の場合でも月給制やフレックスタイム制、裁量労働制、みなし残業制など複数のケースがあります。
パートやアルバイトでは時給制になります。
様々な雇用形態に合ったシステムである必要があります。
料金や支払形態が自社にマッチしているか
機能が多ければそれだけコストも増すことになります。
利用人数が数名しかいないのに、50名まで同じ料金というような場合には一人あたりにかかるコストは非常に大きくなります。
料金や支払形態は自社の利用人数とマッチした勤怠管理ツールを利用しましょう。
勤怠管理ツール比較
ジョブカン勤怠管理
| 運営会社 | 株式会社DONUTS |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | ■無料プラン 1ユーザーあたり 0円 ※機能制限あり ■有料プラン 1ユーザーあたり 月額200円～500円（税抜） |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | PC+ICカードリーダー iOS機器+ICカードリーダー ICカード専用端末 PC（ブラウザ打刻） 携帯電話（ブラウザ打刻・GPS打刻） LINE打刻 Slack打刻 |
| 他システムとの連携 | CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 対応 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| サービスURL | https://jobcan.ne.jp/ |
ITトレンド上半期ランキング2021で1位を獲得しているジョブカン勤怠管理は4つの機能を組み合わせ自由で利用することができます。
- 出勤管理
- シフト管理
- 休暇・申請管理
- 工数管理（単独利用不可）
打刻方法はバリエーション豊富で、1拠点で複数の打刻端末を利用したい場合も料金の変更はありません。
タッチオンタイム（Touch On Time）
| 運営会社 | 株式会社デジジャパン |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 1ユーザーあたり 月額300円（税抜） |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | 指紋認証 ICカード IDとパスワード 指静脈認証 指ハイブリッド認証 Windowsログオン・ログオフ Webブラウザ打刻（共有のPCで打刻） Webブラウザ打刻（個人のPCで打刻） モバイル打刻認証（携帯電話・スマートフォン） |
| 他システムとの連携 | API、CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 対応 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| サービスURL | https://www.kintaisystem.com/ |
導入企業数37,000社以上のタッチオンタイム。タイムレコーダーに加え、指静脈認証、指ハイブリッド認証など打刻方法のラインナップが豊富です。
機能やサポートなども充実していて不足を感じることがなく、継続率99,7％、利用満足度94％となっています。
KING OF TIME（キングオブタイム）
| 運営会社 | 株式会社ヒューマンテクノロジーズ |
| 初期費用 | 不要 |
| 料金プラン | 1ユーザーあたり 月額300円 |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | 共用パソコン 各自のPC 各自のスマホ 各自のタブレット Windowsログオン・ログオフ ICカードリーダー 指紋リーダー 指静脈リーダー 指ハイブリッドリーダー カメレオンコード認証 入退室管理システム（ICカード） 顔認証 ビジネスチャット「WowTalk」 月額300円～ |
| 他システムとの連携 | API、CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 対応 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| サービスURL | https://www.kingoftime.jp/ |
導入企業数37,000社、利用ID数2,260,000のキングオブタイムは業界で最多となる打刻方法のラインナップがあります。
海外のタイムゾーン設定に対応。英語表示へ切り替えると世界各国にある拠点でも使用でき、リアルタイムに一元管理が可能になります。
マネーフォワードクラウド勤怠（Money Forward）
| 運営会社 | 株式会社マネーフォワード |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | スモールビジネス 月額2,980円（税抜）～ ビジネス 月額4,980円（税抜）～ 6人以上利用で1ユーザーあたり300円 2022年6月料金体系変更予定 |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | Web打刻 スマートフォン打刻 ICカードリーダー |
| 他システムとの連携 | CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 対応 |
| 無料トライアル | 1か月間 |
| サービスURL | https://biz.moneyforward.com/attendance/ |
マネーフォワードは確定申告、給与、会計、経費など複数の経理・人事向けのソフトを合わせて使うことができます。
複数のサービスを別々に使う手間がなくなり、一元化することができます。
Time-R（タイムアール）
| 運営会社 | グリーン株式会社 |
| 初期費用 | エントリー、スタンダード 11,000円（税込） Plus 33,000円（税込） |
| 料金プラン | エントリー 30名まで月額3,300円（税込） スタンダード 100名まで月額11,000円（税込） Plus 50名まで月額11,000円（税込） |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | PC打刻 スマートフォン打刻 ICカード打刻 |
| 他システムとの連携 | CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 対応 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| サービスURL | https://www.time-r.com/ |
一人当たり月額110円程度で利用することができるのがタイムアールです。
低コストながら十分な機能が備わっています。
打刻時にアンケートを取ることができる機能があります。これを利用すると出勤時に昼食用弁当注文や懇親会の出欠確認を行うことができ、地味に手間のかかる集計の手間を省くことができます。
TeamSpirit勤怠管理（チームスピリット）
| 運営会社 | 株式会社チームスピリット |
| 初期費用 | 150,000円～ |
| 料金プラン | 50ライセンス 30,000円～ |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | PC打刻 スマートフォン打刻 ICカード打刻 |
| 他システムとの連携 | CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 対応 |
| 無料トライアル | あり |
| サービスURL | https://www.teamspirit.com/ja-jp/service/ts/am.html |
チームスピリットには基本機能とオプション機能があります。
基本機能には勤怠管理の他に工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNSなどの機能があります。
オプション機能にはプロジェクト原価管理、シフト管理、社員情報管理などがあり、Salesforceとの簡単連携もできます。
COMPANY（カンパニー）
| 運営会社 | 株式会社Works Human Intelligence |
| 初期費用 | 不明 |
| 料金プラン | 不明 |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | PC打刻 スマートフォン打刻 ICカード打刻 Windowsログオン・ログオフ 入退館システム・外部端末等連携 |
| 他システムとの連携 | COMPANY人事・給与と併せて利用 |
| 働き方改革法対応 | 対応 |
| 無料トライアル | 不明 |
| サービスURL | https://www.works-hi.co.jp/products/attendance |
カンパニーは大企業で必要とされる多種多様な形態の勤怠管理に柔軟に対応しています。
打刻方法の入退館システム・外務端末等連携とは、ビル内設置済みの外部の入退出管理端末から入退出のデータを連携することで打刻とすることができます。
コレクトタイムナビ
| 運営会社 | ユニテックシステム株式会社 |
| 初期費用 | 100,000円～ |
| 料金プラン | ■基本料金 月額5,000円 ■従量課金 100名まで 一人当たり月額300円 500名まで 一人当たり月額280円 1,000名まで 一人当たり月額250円 2,000名まで 一人当たり月額220円 2,001名以上 一人当たり月額200円 |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | なし |
| 打刻方法 | 手のひら静脈認証 |
| 他システムとの連携 | CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 不明 |
| 無料トライアル | あり |
| サービスURL | https://www.uts-navi.com/ct-navi/ |
製造業や工場に最適なコレクトタイムナビは、専用の手のひら静脈認証で打刻を行うため、手ぶらで出勤しても問題ありません。
感染症対策オプションとして出勤打刻と同時に体温測定が可能になっています。月額一人当たりプラス20円でオプションをつけることができます。
CLOUZA（クラウザ）
| 運営会社 | アマノビジネスソリューションズ株式会社 |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 一人当たり 月額200円～ |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | PC打刻 スマートフォン打刻 ICカード打刻 |
| 他システムとの連携 | CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 不明 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| サービスURL | https://clouza.jp/ |
少人数の勤怠管理におすすめなのがクラウザです。低コストで手軽に導入できるのがポイントです。
上位モデルとして「勤怠・就業管理 CYBER XEED就業」があり、2,000名程度の大企業向けとなっています。
https://www.i-abs.co.jp/workmanagement/
スマレジ・タイムカード
| 運営会社 | 株式会社スマレジ |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | ■スタンダード 30名まで 0円 31名以上 一人当たり月額110円（税込） ■プレミアム 10名まで 一人当たり月額2,200円（税込） 11名以上 一人当たり月額330円（税込） ■プレミアムプラス 10名まで 一人当たり月額4,400円（税込） 11名以上 一人当たり月額440円（税込） ■エンタープライズ 10名まで 一人当たり月額6,600円（税込） 11名以上 一人当たり月額660円（税込） |
| シフト管理 | あり |
| 休暇・申請管理 | あり |
| 打刻方法 | PC打刻 スマートフォン打刻 笑顔認証 |
| 他システムとの連携 | CSVでエクスポート |
| 働き方改革法対応 | 対応 |
| 無料トライアル | 60日間 |
| サービスURL | https://timecard.smaregi.jp/ |
スマレジ・タイムカードならスタンダードプランの場合30名まで無料で使用することができます。ショップや飲食店など小規模小売業にはうってつけです。
笑顔認証は笑顔を認識して打刻するシステム。笑顔で店内を明るい雰囲気にしましょう！
まとめ
勤怠管理ツールには多くのサービスがあり、機能も多くあります。得意な業種もあるため、導入前に担当者と話し合うことも大切です。
すべての従業員が毎日使用するものです。打刻方法やコストなど、自社の環境にマッチした勤怠管理ツールを選択しましょう。
