マニュアルとは
業務の効率化、異動、転職、社内教育などの際に、マニュアルがあると口頭よりも確実に伝達ができ、いつでも確認することができます。マニュアルの作成手順、ポイントをご紹介します。
マニュアル作成の手順
作成スケジュールを決定する
自らマニュアルを作成するのか、マニュアル作成サービスを活用するのか。書面か、動画か。全体共有用か、新入社員用か。それぞれの状況によってマニュアルの作成の手順やかかる時間が異なります。スムーズに進めるために予め作成スケジュールを組んでおきましょう。
利用者、利用目的を想定する
マニュアルを作成するには、”誰に向けて”、”何のために”マニュアルを作るのか明確にさせることが大切です。業務内容ごとに分けるのか、新入社員のために一から説明するのか、そのマニュアルがどんな時に、誰にどのように使われるのかを想定して作成しましょう。
フォーマットを決定する
自ら作成する場合はフォーマットを決めましょう。
Word
文章で説明する内容はWordがシンプルで分かりやすいです。複雑な機能ではなく、簡単に目次の自動作成などができます。アウトラインで、文章の構造や変更の確認ができるので、作成や更新がしやすいフォーマットです。文章のみであればスマートフォンでも確認することができます。
Excel
表やリストが必要な内容であればエクセルがおすすめです。画像を使う場合も簡単にレイアウトを調整できます。
PowerPoint
文字や画像のみならず、音声や動画を使用する場合は PowerPointがおすすめです。文字やイラストにアニメーションをつけることができるので、目立たせることができます。
上記のように、業務内容とマニュアルの体裁に合わせて選びましょう。マニュアル作成サービスを活用する場合は、サービスによって使用されるフォーマットが異なるので内容に合わせて選びましょう。書面で伝わり切らない内容であれば、動画や写真を用いてマニュアルを作成するサービスもあります。
内容を決定し、作成する
利用者、利用目的を想定し、フォーマットを決定したら作成に取り掛かります。作成の際のポイントは、後述のこちらでご紹介しています。
配布する
マニュアルが完成したら配布します。マニュアルを活用してもらいたい人に必ず行き渡るよう、配布する範囲を決めましょう。配布し、内容をすぐに確認してもらい、フィードバックを貰いましょう。
更新する
マニュアルを作成し、実際に運用が開始したら運用に変更があった場合はすぐに更新しましょう。その際に注目するべきポイントは、
- 古い情報が入っていないか
- 分かりにくい情報、不必要な情報はないか
- より分かりやすい説明の仕方はないか
- 運用に不具合はないか
これらを確認し、新しい情報は付け加えて再度共有しましょう。
定期的に、配布→修正→更新を繰り返し、トラブルを防ぎましょう。
マニュアル作成のポイント
手順の目的と理由を明確化する
作業目的について、その仕事をする上での前提についても明記しましょう。普段その業務に慣れている人にとっては当たり前のことであっても、初心者はそうではありません。
5W1Hを意識する
マニュアルを作成する際は、読み手や状況を想定しましょう。
When（いつ）Where（どこで）Who（誰が）Why（なぜ）What（何を）How(どのように）という部分を意識して作成しましょう。
一つの業務に対して項目ごとに説明する場合は、仕事の全体像が見えるようにし、専門用語の注釈も加えるといいでしょう。
見やすさを考える
文章がただひたすら羅列されていると、見づらく、大切な情報を逃してしまう可能性があります。写真や動画などを用いたり、具体的な数字や各対処法を簡単にまとめるためにグラフや図を挿入し、見やすく分かりやすいマニュアルを作成しましょう。文章のみの場合でも、重要な箇所、注意すべき箇所を目立たせるためのレイアウトに気をつけましょう。
クレームやトラブルを想定する
マニュアル通りに業務を遂行していたとしても、予期せぬトラブルやクレームに遭遇する可能性はいつどんな時でもあります。過去に起きた時の記録やそれに対する対処法、多くの人がよく間違える箇所などには「注意書き」を記載しましょう。また、なぜそうなるのかということについても加えておくと、何かあった時にスムーズに対応することができます。
管理・運用方法を統一する
どこにマニュアルがあるのかわからない状態や、情報の検索に時間がかかってしまうことを防ぐため、マニュアルが完成したら、必ず管理方法、運用方法を決めましょう。人や部署によって管理方法、運用方法が異なると、マニュアルを更新した際に漏れてしまう場合があります。複数の部署やグループで運用する場合はルールを決め、トラブルを防ぎましょう。
更新ルールを決める
更新をするタイミングや更新担当者、更新内容をチェックする担当者などの更新ルールを定めましょう。フィードバックし、更新し、再リリースし、運用するという流れを繰り返し、すれ違いが起きないようにしましょう。
まとめ
マニュアルは、使用用途によって注意するポイントが異なります。各工程で、業務内容に合わせた手順を選択し、業務の効率化を目指しましょう。マニュアルを一から作ることが不安な場合や、何から手をつけていいのか分からない場合は、マニュアル作成サービスを活用しましょう。
